Машиночитаемые доверенности: Изменения с 1 сентября

С 1 сентября 2023 года компании больше не могут оформлять квалифицированные электронные подписи (КЭП) на своих сотрудников для их использования в электронном документообороте (ЭДО) компании – вместо этого необходимо оформить сотрудникам машиночитаемую доверенность (МЧД), а также их личные КЭП.

1. О ЧЕМ РЕЧЬ?

До 1 сентября 2023 года для подписания документов в рамках ЭДО могли использоваться КЭП, выданные компанией на сотрудников (например, КЭП, выданная компанией бухгалтеру на подписание УПД и счетов-фактур). Отзыв данных КЭП являлся весьма затруднительным и в случае конфликта в компании мог повлечь для бизнеса большие риски.

После 1 сентября 2023 года выдача и использование таких КЭП станет невозможным – без выдачи МЧД сотрудникам документы в ЭДО сможет подписывать только руководитель компании (есть исключение – о нем ниже).

Таким образом, МЧД вводится в действие с целью позволить руководителям компаний в любой момент предоставлять и прекращать полномочия сотрудников на действия в системе ЭДО компании, выдавая и отзывая выданные на сотрудников МЧД.

Исключением является ситуация, когда КЭП была выдана компанией на сотрудника в период до 31.08.2023 – в этом случае сотрудник может использовать эту КЭП без оформления МЧД до конца ее действия, а если этот срок истекает после 31.08.2024, то до 31.08.2024.

2. КАК ЭТО БУДЕТ РАБОТАТЬ?

С 1 сентября 2023 сотрудник будет подписывать документы своей личной КЭП, подтверждая свои полномочия на подписание выданной ему МЧД. Мы также рекомендуем оформить МЧД на сотрудника и личную КЭП для него с целью снижения потенциальных рисков конфликтов с представителями, использующими сейчас КЭП компании. Для этого следует выполнить следующие действия:

1) Составить и выпустить на сотрудника МЧД:

Составление и выпуск МЧД может осуществить единоличный исполнительный орган компании через систему ЭДО, которой пользуется компания¹. Для этого достаточно указать реквизиты руководителя, сотрудника, а также срок действия и полномочия по МЧД, которые компания хочет предоставить сотруднику². После формирования МЧД системы ЭДО обычно автоматически передают сведения о выпуске МЧД в ФНС, но данный вопрос рекомендуем уточнить у оператора Вашей системы ЭДО³.

2) Оформить КЭП сотрудника, выданную ему физическому лицу:

Сотруднику необходимо обратиться в любой удостоверяющий центр и выпустить для себя КЭП. Такая КЭП не должна содержать реквизиты организации, это будет просто КЭП физического лица, которую сотрудник сможет использовать и для других целей (например, действия на Госуслугах и пр.).

3) Добавить новую КЭП сотрудника в систему ЭДО:

После выпуска КЭП ее необходимо добавить в систему ЭДО компании, чтобы сотрудник мог подписывать своей новой КЭП документы. Одновременно сотрудник должен прикладывать к документу МЧД, чтобы подтвердить свое право на подписание данного документа. Весь этот функционал уже имплементирован в большинстве систем ЭДО, но мы рекомендуем уточнить данный вопрос у оператора Вашей компании.

Таким образом, если ранее сотрудник подписывал документы, используя КЭП, выданную на него организацией, то с 1 сентября 2023 он может подписывать документы своей личной КЭП, подтверждая свои полномочия на это МЧД. При этом руководитель компании сможет в любой момент выдать или отозвать МЧД.

Мы будем рады предоставить консультации по данному вопросу, а также оказать содействие в оформлении МЧД/КЭП.

¹ Большинство таких систем уже предоставляют данный функционал (1С; Контур и пр.). Сайт ФНС пока не позволяет выпустить полноценную МЧД, хотя и позволяет ее составить.

² Рекомендуем использовать формулировки, которые предлагает ФНС на своем сайте в пункте «Выберите полномочия из списка» – https://m4d.nalog.gov.ru/create-xml-b2b-002/

³ Рекомендуем также проверить факт выпуска МЧД в специальном сервисе ФНС: https://m4d.nalog.gov.ru/search-full